Le Pouvoir du Kanban : Atteignez l'Excellence Opérationnelle

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Gestion du temps

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Contenu de votre formation

Présentation de la formation

2 Séances

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Cette séance, importante, est consacrée à la présentation de votre espace d’apprentissage e-learning. Cette prise en main, vous permettra de tirer le maximum de bénéfices de votre formation et d’acquérir des compétences fortes dans ce domaine.

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Dans cette séance, je vous présente les détails du contenu de votre parcours de formation. Parcours qui vous permettra de devenir maître dans l’utilisation de la méthode Kanban personnel. Vous irez ainsi au bout de tous vos projets et retrouver du temps pour vous.

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Jour 1 | Introduction à la méthode Kanban

3 Séquences

Origines, bénéfices et efficacité

4 Séances

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Présentation de la séquence, origine et originalité de la méthode.

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Une origine ancienne de gestion et de limitation des charges de travail.

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Une organisation du travail différente qui ne repose plus sur la planification.

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La visualisation va rendre les concepts tangibles, c'est-à-dire possiblement atteignable, ils ne sont plus masqués par un ensemble de contraintes liées à l'organisation du travail.

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Les trois facteurs d’efficacité

4 Séances

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Cette méthode d’organisation du travail à une influence indirecte sur nos capacités à réaliser les tâches.

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Elle agit sur la compréhension et permet de matérialiser les tâches à accomplir pour atteindre un but ou objectif.

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Préviens des surcharges de travail. Par le respect de la deuxième loi, la visualisation de la quantité des tâches en cours limite l’attribution de nouvelles tâches.

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Des balises mais sans les contraintes de la planification. Les décisions sont dépendantes du contexte de réalisation.

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Todolist et méthode Kanban

5 Séances

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Parmi les outils que l'on utilise assez fréquemment pour s'organiser avant de connaître la méthode Kanban c'est la liste de tâches. La liste peut malgré tout être utilisée pour une série d’actions restreinte. Cela va créer un flux de travail temporaire, mais attention à ne pas dépasser certaines limites.

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Le premier problème des listes de tâches, c'est qu'elles n'entrent pas dans un contexte déterminé ou dans un projet à long terme.

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L'utilisation de liste de tâches peut provoquer de l'anxiété chez les personnes qui les utilisent. Simplement parce qu'elle ne présente pas, de façon contextualiser ou proactive, l'information qui nous permet de comprendre ce que l'on est en train d'accomplir.

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Accomplir la bonne tâche au bon moment et mesurer l'efficacité avec laquelle on a accompli cette tâche.

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Cette méthode ne se base pas sur le temps où les capacités de travail, mais principalement sur la réalisation et l’efficacité à réaliser une tâche. Elle vous amène à : Apprendre vs Réagir à une situation, Créer plutôt que produire, Progresser et évoluer plutôt que de stagner.

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Jour 2 | Les principes de la méthode

3 Séquences

Les six lois essentiels de la méthode

3 Séances

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Projet Personnel : les deux lois essentielles. Projet de groupe : quatre lois de plus.

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Visualiser c’est inclure l’ensemble des tâches et les étapes pour atteindre un objectif. C’est le cœur du système Kanban Limiter c’est ne pas dépasser le nombre de choses que l’on peut faire en même temps.

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Les 4 étapes supplémentaires permettent d’intégrer le travail dans un collectif. Organiser le flux de travail pour diminuer les temps d’attente ou de réalisation.

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Les 4 étapes pour organiser son travail efficacement

5 Séances

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Nous verrons comment cette méthode vous permettra de développer vos projets sur 4 angles : 1-Ce que vous voulez, 2-Ce que vous faites, 3-Comment vous le faites et 4-Avec qui vous le faites.

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Alors que cette méthode ne repose que sur deux lois essentielles, elle vous apportera beaucoup plus que son apparente simplicité. C’est aussi une méthode pour mieux vous connaître et avancer dans vos projets.

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Comment anticiper et apprendre pour identifier ce que vous terminez et ce que vous laissez inachevé. Vous découvrirez aussi comment déterminer la vitesse à laquelle vous faites les choses et quand et pourquoi vous procrastinez

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Quand vous ne termines pas un projet, c’est que bien souvent, il est bloqué. La méthode Kanban vous permettra d’identifier les causes de vos goulots d'étranglement, mais aussi quand et pourquoi certaines activités peuvent provoquer de l’anxiété et du stress.

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Pour avancer dans votre vie et dans vos projets, il est important de savoir ce que vous pouvez promettre et ce à quoi vous pouvez dire non. Cette méthode vous apprendra comment le faire.

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Bien choisir son support projet

6 Séances

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Mettre en place la méthodologie Kanban nécessite d’utiliser un support pour visualiser le projet. Dans cette séquence vous découvrirez les différents moyens de créer un Kanban.

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Tableau physique ou logiciel ? Pour et contre des deux supports pour votre système de gestion de projet.

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Exemples de tableaux Kanban et d’application à la gestion de projet.

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Des exemples de logiciels de gestion de projet Kanban disponibles sur le marché.

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Comment choisir un support qui convient à vos besoins et à votre équipe, et qui est facile à utiliser et à mettre à jour.

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Sa taille va permettre plus de visibilité, facile à adapter à des besoins spécifiques, utilisable en même temps par plusieurs personnes. Il ne tombe jamais en panne.

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Jour 3 | Créer son premier Kanban -> La méthode complète

6 Séquences

Un projet : une recette à appliquer

3 Séances

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La conduite d’un projet peut être présentée comme une entreprise. Mener à bien votre projet c’est utiliser des matériaux, physiques ou informationnels, et leur appliquer des transformations pour atteindre un objectif précis.

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Les processus sont au cœur même de la réussite de votre projet. Cette méthode Kanban va vous permettre d’identifier et de construire les processus nécessaires à votre réussite.

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Ce qui permet de mener à bien le projet, c’est la bonne réalisation des tâches ou actions. Elles vous amènent petit à petit, pas après pas, vers votre objectif de réussite.

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Les 6 caractéristiques d’un tableau Kanban

3 Séances

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Le tableau Kanban est l’outil ultime pour réaliser vos projets et atteindre vos objectifs personnels et professionnels. Dans cette séquence, nous verrons ensemble comment construire un tableau qui convient à vos besoins.

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Un tableau Kanban est structuré à partir de 6 éléments essentiels à son fonctionnement, ce que nous détaillerons dans cette séance.

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Nous avons vu quels sont les éléments constitutifs d’un tableau Kanban et comment les utiliser pour créer un tableau adapté vos besoins. Voici quelques derniers conseils d’utilisation.

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Le moteur du système Kanban : La carte

4 Séances

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Comment un élément aussi simple qu’une carte peut être un outil aussi puissant. Actuellement, cette méthode est utilisée dans des projets de toutes natures et de toutes tailles. À la fin de cette formation, elle le sera aussi pour la réussite de vos projets personnels et professionnels.

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Les cartes Kanban servent à traquer et à contrôler les travaux tout au long du processus. Elles permettent de visualiser le travail du début jusqu’à sa fin.

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La structure de la carte conditionne la maîtrise complète de la méthode. Dans cette séance, vous apprendrez tous les secrets nécessaires à la création de vos premières cartes, mais aussi ce qu’elles doivent impérativement contenir.

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La carte est le cœur du système et peut s’utiliser à différents niveaux d’utilisation.

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Préparer votre premier Kanban : Rappel des notions essentielles

3 Séances

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Projet : Kanban le quoi et le comment, l’existant et le à venir.

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Pour se fixer un objectif et réaliser un projet pro ou personnel, loisir, il faut le décortiquer.

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Les deux types de projets que l’on peut gérer avec la méthode Kanban : nouveau projet et projet existant.

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Votre premier Kanban : Établir le parcours vers l’objectif

5 Séances

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Atteindre un objectif et terminer un projet c’est un peu comme parcourir un trajet qui vous emmène d’une ville à une autre. Suivant les étapes que l’on va prévoir le trajet peut-être plus ou moins long et présenter plus ou moins de difficultés.

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Lister les étapes pour atteindre un objectif projet en partant de la source. Le Kanban va constituer la carte qui mène à l’objectif. Il va permettre d’organiser le travail et accomplir les tâches le plus efficacement possible.

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Redondance, sous-tâche et organisation pour ne pas se perdre sur la route du projet.

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Une bonne organisation concrétise le projet et la valeur de son objectif. Cela vous permet de comprendre comment le flux de travail fonctionne.

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Lister les tâches possibles pour atteindre l’objectif projet et constituer un catalogue de tâches. Ces briques projet vont réduire la complexité et permettre de réaliser le plus important d’abord.

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Aller au bout de votre projet : Les trois états de base d’un tableau Kanban

6 Séances

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La visualisation des tâches maximise l’efficacité et à terme engage un processus d’amélioration continue.

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Simplicité, Efficacité et Optimisation.

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Chaque colonne du tableau représente une étape de votre flux de travail. Chaque carte Kanban représente une tâche.

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La progression des cartes dans le tableau vous permet de suivre en temps réel l’avancée de votre projet.

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Sans limites de travail en cours, vous n’appliquez pas la méthode Kanban. Ce qui entraîne, inefficacité et gaspillage de temps.

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Le tableau permet d’analyser notre façon de travailler, de mieux comprendre les processus de travail et facilite la prise de décisions.

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Jour 4 | Gérer votre charge de travail : poser des limites pour plus d’efficacité

3 Séquences

Qu’est ce que la surcharge de travail ?

4 Séances

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Un facteur d’efficacité et de qualité lié à cette méthode c’est la notion de surcharge.

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Un phénomène courant dans notre société moderne caractérisé par une quantité excessive d'informations à traiter et de distractions constantes.

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Les différentes causes de surcharge liées aux quantités excessives d'informations à traiter.

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Techniques pour réduire la surcharge cognitive et améliorer notre santé mentale et notre productivité.

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Le cœur du système Kanban : La limite

5 Séances

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Sélectionner quelles seront les tâches à accomplir et de les déplacer dans la colonne en cours. Pour cette étape, il est extrêmement important de comprendre que nous avons tous des limites sur le nombre de tâches que l'on peut réaliser simultanément.

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Notre cerveau a besoin d'avoir une vue d'ensemble de ce qu'il y a à faire pour ne pas être débordé et être préoccupé par des éléments qui pourraient ne pas apparaître comme accessibles. Ces tâches qui ne sont pas accomplies causent des pensées intrusives et aboutissent finalement à un manque de productivité.

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Utiliser un Kanban personnel va permettre d'apporter une sorte de feedback visuel à notre cerveau ce qui a pour conséquence d'éliminer ces difficultés à anticiper les tâches que l'on a à accomplir.

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En fonction des résultats que vous allez obtenir, dans la gestion de vos tâches en cours, vous aurez peut-être à ajuster le nombre de tâches pour qu'il puisse correspondre au bon équilibre de productivité.

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Visualiser régulièrement votre tableau, placer une limite dans votre colonne en cours, ne jamais dépasser la limite

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Gérer les blocages : La solution simple et élégante

5 Séances

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Si vous avez rencontré des difficultés avec certaines tâches qui nécessitent l'accomplissement d'autres tâches pour être terminé, peut-être que l'ajout d'une nouvelle colonne à votre tableau pour résoudre ce problème.

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Blocage interne ou externe? Dépendance de tâche et blocage temporel ?

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Pour ne plus interrompre le flux de travail, identifier les causes et gérer les exceptions.

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Notifier le blocage va permettre de : Contrôler le flux de travail, Identifier visuellement les blocages, Continuer de travailler à votre projet.

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Synthèse des notions importantes , Blocages : quand et pourquoi, Optimiser : ajouter une colonne, Optimiser : notifier le blocage.

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Jour 5 | Vos bonus

3 Séances

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La méthode Kanban est un outil puissant pour gérer vos projets personnels et rester organisé. Elle vous permet de hiérarchiser les tâches et d'éliminer les distractions, ce qui favorise votre concentration et la clarté d’esprit. Elle vous permet également de décomposer vos tâches en éléments gérables et de vous fixer des délais pour leur réalisation.

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Comment obtenir votre certificat d’accomplissement de formation ?

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Documents bibliographiques pour aller plus loin dans la méthode Kanban.

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À propos du formateur

Michaël Gilbert

Docteur en Psychologie sociale et cognitive.
Psychologue du travail
Passionné par l'organisation du temps et l'efficacité personnelle.
Ancien procrastinateur, il vous accompagne dans votre réussite personnelle et professionnelle.

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